Dokumentumkezelés

Dokumentum-generátor
A dokumentum-generátor automatizálja az eddig sablon dokumentumon alapuló szövegszerkesztőben manuálisan készített dokumentumok elkészítését:
pl.: előterjesztés, ajánlat, szerződés, jelentés, munkalap, stb.
A Dokumentum elkészítéshez egyrészt az akár szövegszerkesztőben szerkeszthető minta sablonra/biancóra másrész a biancóba kerülő változó adatokra van szükség – melyek a cégnyilvántartás modulban kerülnek rögzítésre. Az egyesített dokumentum lehet doc, xls ás pdf formátumúak. A generált dokumentumok előnyei:

  • Garantált, hogy amennyiben jó a dokumentum minta a generált dokumentum (pl. szerződés) is jó lesz.
  • Amennyiben pdf formátumban készül a generált dokumentum nem módosítható az eredeti (csak újra generálással)
  • Több dokumentum típus előállítása esetén (pl. ajánlat, szerződés) a közös változó adatokat csak egyszer kell megadni, minden dokumentumba automatikusan bekerül.

Dokumentum-tár
A dokumentumok elektronikus tárolását és gyors visszakeresését oldja meg oly módon, hogy a felhasználó minden esetben saját feltételrendszer szerint jusson a tárolt dokumentumhoz (témakörökre, mappákba rendezve). A rendszer kifinomult jogosultság kezeléssel és adatbiztonsági védelemmel rendelkezik.

Dokumentumokkal kapcsolatos funkciók/műveletek - jogosultság szint függvényében:

  • Feltöltés, Módosítás, Törlés;
  • Verzió követés (verziók megjelenítése)
  • Mappákra és/vagy dokumentumokra előfizetés kérés, melyet a felhasználó állít magának.
    (email értesítés a dokumentum változásról)
  • Keresés: szabadszavas (doc., xls., pdf esetén a dokumentum tartalmában is )
    Jogosultságnak megfelelően megjelenítve az eredményt
  • Naplózás (ki, mikor, mit): Dokumentum feltöltés, letöltés, törlés naplózása

Hogyan profitálhat cégem egy ilyen rendszerből? >>>